什么是沟通?沟通的技巧以及如何进行有效的沟通

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沟通,也被称作交流,是指通过语言或非语言的手段发送和接收信息的过程。包括使用言语或口头进行沟通;使用写作和图形(如信息图、地图和图表)以及符号、信号和行为。简单地说,沟通就是“意思的创造和交换”。

媒体评论家和理论家詹姆斯·凯里(James Carey)在其1992年的著作《作为文化的传播》中,将沟通定义为“一种象征过程,通过这种过程现实得以产生、维持、修复和转化”,并认为我们通过与他人分享经验来定义现实。

地球上的所有生物都已发展出彼此传递情感和思想的手段。但是,人类使用单词和语言来传递特定含义的能力,将自己与其它动物区分开来。

沟通的组成部分

把沟通进行分解,在任何形式的沟通中都有一个发送者和一个接收者两端都有对信息进行意思上的解释。接收者在消息的传送过程中及之后都向消息的发送者反馈。反馈信号可以是言语或非言语的,例如点头同意或目光移开,叹气或其他各种手势。还有沟通的环境在给定的环境中,以及在发送或接收的过程中,信息都有可能被干扰

如果接收者可以看到发送人,则他或她不仅可以获得消息的内容,还可以获得发送人发出的非语言沟通,从面部表情的信心到紧张,专业到浮夸也能略知一二。如果接收方可以听到发送方的声音,则他或她还可以从发送方的语音、语调中获取线索,例如信息的重点和其中含有的情感。

修辞沟通——书面形式

将人类与动物同居者区分开的另一件事是,作为人类的我们,将书写作为一种沟通交流的手段,已经成为人类五千多年的经验之一。事实上,在文章“关于有效说话 巧合的是”中就已说明,这种经验据估计是在公元前3000年左右,起源于埃及。不过,直到很久以后,普通民众才逐渐意识到这个事实。

詹姆斯·麦克罗斯基(James C. McCroskey)仍在《修辞沟通导论》(An Introduction to Rhetorical Communication)中指出,此类文本“意义重大,因为它们确立对修辞沟通的感兴趣,已有近5000年的历史事实”。实际上,麦克罗斯基认为,大多数的古代文字都是作为有效沟通的指示而进行编写,进一步阐明,早期文明的价值,便是进行更深层一步的实践与探索。

随着时间流逝,这种依赖只会更会增加,尤其是在如今的互联网时代。现在,书面或口头沟通成为相互交谈的首选和主要手段之一,无论是即时消息或文本,社交媒体帖子还是推文。

正如丹尼尔·博斯汀(Daniel Boorstin)在《民主及其不满情绪》(Democracy and Its Discontents)中所观察到的那样,上个世纪,尤其是在美国意识中,人类意识中最重要的单一变化是,我们所谓“沟通交流”的手段和形式的增加。随着短信,电子邮件和社交媒体等沟通交流形式的出现,可以与世界各地其他人进行有效沟通,在现代尤其如此。更多沟通方式的出现,也伴随出现很多问题,其中一个便是使得现在比以往任何时候都更容易被误解。

如果邮件仅包含书面文字(例如文本或消息),则发件人必须对邮件的清晰度充满信心,不要使其产生误解。例如,电子邮件发送不完整或被无意剪短,而没有达到发送者的真实意图。例如,在正式沟通交流中使用表情符号,以帮助传达恰当的含义和上下文,其实这样做并不被认为是专业的。

在你开口或点击“发送”之前要做的事

在准备您的信息之前,不管是一对一的面对面,在观众面前,或通过电话,还是以书面的形式完成,请充分考虑将接收您信息的受众、所处的环境以及您传达信息的方式。哪种方式最有效呢?你要怎么做才能确保它被正确地传达呢?以及您要确保不额外传达了哪些信息?

如果它很重要并且需要你在专业的背景下传达,那么也许你要事先进行练习,准备幻灯片和图表,然后挑选职业装,做好这些,这样你的外表或举止就不会分散你所要传达的信息。如果你准备的是书面信息,发送邮件前,你可能得先校对一下,以确保收件人的名字不会错误,并在发送前大声朗读或心里默读它们,以便找出遗漏的单词或笨拙的短语。做到这些,在发送端,传达你所要表达的正确信息,就不会出现无可避免的差错了。


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